Vous avez été invité(e) pour joindre une réunion du conseil municipal en utilisant Microsoft Teams. Nous avons créé ce guide simple afin de vous accompagner avec la marche à suivre.
Les réunions Teams sont optimales lorsque vous les rejoignez avec l'application Teams directement à partir du calendrier intégré. Si vous ne pouvez pas utiliser l'application ou le Web, certaines réunions vous permettent d'appeler à l'aide d'un numéro de téléphone.
Voici les étapes
Vous recevrez sous peu une invitation à participer à la prochaine réunion du conseil municipal de la Ville de Hawkesbury. Afin d’éviter tout problème, nous vous suggérons cette marche à suivre que nous avons testée :
- Télécharger l’application Microsoft Teams et installez-la sur votre ordinateur;
- Créez-vous un compte auprès de Microsoft Teams;
- Sur le courriel que vous allez recevoir de nous vous invitant pour cette réunion, cliquez sur le lien ‘Join Microsoft Teams Meeting’;
- Choisissez de vous loguer avec l’application que vous venez d’installer;
- Assurez-vous d’avoir activé votre microphone et la caméra de votre ordinateur quand c’est à votre tour*.
*Nous demandons aux participants de bien vouloir fermer caméra et microphone un coup entré dans la réunion et de les allumer seulement quand vous êtes invité(ée) à le faire.
Lors des tests effectués avec des participants externes, nous avons constaté que, généralement, les personnes recevaient l'invitation à l'événement avec une adresse e-mail qui ne provenait pas d'Outlook, mais qu'elles étaient connectées avec un e-mail différent (d'Outlook) dans Teams. C'est là que de nombreux problèmes surviennent. Pour éviter cela, assurez-vous de recevoir l'invitation à l'événement en direct avec la même adresse e-mail associée à votre compte Teams.
Vous devez avoir une bonne connexion Internet. Nous vous demandons de bien vouloir vous loguer 10 minutes avant le début de la réunion afin de voir si vous êtes en mesure de le faire. Un coup la réunion commencée, nous ne pouvons plus effectuer de changements aux invitations.
Finalement, veuillez noter que les réunions sont du domaine public et que vos coordonnées pourraient être mentionnées lors de la diffusion de ces réunions, dans les procès-verbaux ainsi que dans la vidéo publiée sur notre chaine Youtube.
Afin d’éviter des problèmes lors de la réunion, nous organiserons un test avec vous. Si vous êtes disponible, nous vous ferons parvenir une invitation Teams au courant de la journée.
Se brancher avec un ordinateur de bureau ou portable
Avec votre compte Teams, sélectionnez Join pour rejoindre avec l'application Teams. Ensuite, en fonction des paramètres de l'organisateur, vous pouvez rejoindre la réunion immédiatement ou vous rendre dans le hall où les participants à la réunion peuvent vous admettre.
À partir d'un calendrier
Sélectionnez Calendar à la gauche de l'application Teams.
Recherchez la réunion et cliquez Join. Si le bouton Join n'y est pas, veuillez double-cliquer sur l'évènement au calendrier.
Si quelqu'un a déjà commencé la réunion, vous recevrez une notification comme quoi elle est déjà commencée.
Vous joindre à partir d'un téléphone mobile
Si vous ne pouvez pas vous joindre avec votre ordinateur, certaines réunions vous permettent de vous joindre avec un numéro de téléphone.
L'on vous remettra alors une autorisation de vous joindre en utilisant un numéro de téléphone ainsi qu'un code d'accès. Une fois connecté(e), composez 1 pour joindre la réunion.