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Reconnaissance des organismes

Reconnaissance des organismes

La ville de Hawkesbury possède une politique de reconnaissance aux organismes. Les organismes reconnus ont accès à divers services offerts par la Ville.  

La ville de Hawkesbury estime que la force d'une communauté réside dans la santé et le bien-être de ses membres. La reconnaissance est un acte posé par la ville de Hawkesbury qui officialise une relation avec un organisme offrant des services aux citoyens. L'obtention d'une reconnaissance rend l'organisme admissible pour bénéficier de certains services ou soutiens de la Ville. 

Critères d'admissibilité pour reconnaître un organisme

Les organismes doivent adhérer aux principes suivants pour être éligibles aux avantages offerts :

  • Offrir des services communautaires, culturels, éducatifs, environnementaux, humanitaires, récréatifs ou sportifs dans la ville de Hawkesbury;
  • Avoir une adhésion ouverte, c'est-à-dire que toute personne peut devenir membre ou participer aux activités de l'organisme conformément à sa mission;
  • Ne pas dupliquer ou reproduire des services déjà offerts par un organisme reconnu par la Ville;
  • Opérer sur dans la ville de Hawkesbury;
  • Être dirigée par un conseil d'administration bénévole élu démocratiquement;
  • Compter une majorité de citoyens de Hawkesbury au sein de son conseil d'administration, de ses membres et de sa clientèle;
  • Se conformer aux politiques et procédures municipales en vigueur;
  • Être en mesure de soumettre un rapport d'activités et un rapport financier après avoir reçu le soutien de la Ville (obligatoire).

Note: La reconnaissance d'un organisme doit être renouvelé à tous les ans. La demande de renouvellement est beaucoup moins demandante, l'organisme a, à chaque année, l'obligation de soumettre tous changements qui affectent l'organisme reconnu (conseil administration, mandats et mission, états financiers etc.).  

Faire reconnaître mon organisme

Programme de soutien aux organismes

Plusieurs modes de soutien existent afin d'appuyer les organismes reconnus : Soutien financier, soutien physique et soutien administratif.

Soutien financier

Depuis 2021, le Conseil s’engage à soutenir divers organismes communautaires offrant des initiatives et services qui enrichissent la vitalité et l’expérience citoyenne. Les organismes préalablement reconnus par la Ville peuvent soumettre une demande de soutien financier. Chaque année, le Conseil propose une enveloppe budgétaire responsable pour appuyer les demandes visant à ajouter un événement ou des services à Hawkesbury.

Les demandes doivent être soumises pendant une période d’inscription définie, dès le début février et au plus tard le 31 mars de l’année de l’événement ou des services pour lesquels le soutien est demandé. Ces demandes sont ensuite examinées par un comité, et les récipiendaires sont informés de la décision.

À noter : 

  • Les organismes peuvent appliquer pour un soutien entre le début février et le 31 mars de chaque année.  
  • Tout évènement pour lequel une demande est acceptée doit être conforme avec le Guide d'organization des événements.  
  • Toute demande de soutien doit être soumis au minimum 60 jours avant la date prévue de l'évènement.  
  • La Ville n'est pas le contributeur principal d'aucune initiative présentée dans le cadre de ce programme.  
  • L'organisme demandeur doit démontrer la viabilité indépendante de leur projet.
  • L'organisme ne peut faire qu'une application pour le soutien financier mais peut faire plusieurs demandes de soutiens physique et/ou administratif. 

Soutien physique

Le soutien physique à un événement fait référence à l'assistance apportée sur place pour assurer le bon déroulement de l'événement. Cela peut inclure :

  • Montage et démontage : Participation à l'installation et au démontage des structures (tentes, scènes, stands, éclairages, etc.) et du matériel technique (sonorisation, écrans, chaises).
  • Gérer les flux de personnes: aider à orienter les participants, gérer les files d'attente, organiser l'accueil et veiller à la fluidité des flux de personnes sur le site.
  • Installations municipales : Mettre à la disposition les installations municipales, ce qui inclut: les terrains, les parcs, l'aréna, les salles etc.
  • Assistance technique : Être disponible pour résoudre rapidement tout problème technique lié à l'équipement ou aux installations (électricité, son, lumière, etc.).
  • Soutien en sécurité : Participer à la mise en place des dispositifs de sécurité, assurer la surveillance de l'événement (si nécessaire), gérer les situations d'urgence ou fournir une aide en cas de besoin (premiers soins, gestion des incidents).
  • Distribution et logistique: Aider à la distribution du matériel (badges, cadeaux, documents) et à la gestion des fournitures et de l'équipement sur le site.
  • Entreposage et prêt d'équipements : Emprunter des équipements de base tels que les chaises, tables, barricades, micros, haut-parleurs et bien plus (selon les disponibilités). Pour certains organismes, l'entreposage de certains équipements peut être offert (selon l'espace disponible).

Soutien administratif

Le soutien administratif se prête sous différentes formes : 

  • Papeterie :  Offrir l'appui lors de la distribution de papeterie en offrant un service de photocopie seulement.  
  • Assurance : D'assurer la couverture en assurance pour les événements qui ont lieux sur les terrains de la Ville. Toutefois, tout événement a des obligations d'assurances différentes, veuillez consulter le Guide de l'organisation d'événement de la Ville pour en savoir plus.  
  • Visibilité/ promotion : Les organismes reconnus peuvent demander une certaine visibilité en lien avec les médias de la Ville.  L'organisme qui sera accepté pour ce type de soutien doit discuter avec le Service des communications.