Avant de faire votre demande de soutien, êtes-vous reconnu par la Ville ?
Il est important de savoir que la Ville, dans son désir de soutien auprès de la communauté, doit s'assurer de soutenir les organismes qui répondent aux critères tels qu'ils ont été établit dans la politique de reconnaissance. Il important de noter que toute demande dans le cadre du programme de soutien ne sera pas considérée sans l'obtention de la reconnaissance de la Ville.
Processus de demande de soutien
Avant de débuter le processus de demande au programme de soutien, assurez-vous d’être reconnu par la Ville. Êtes-vous reconnu? Avez-vous renouvelé votre demande de reconnaissance?
Étape 1 : Acheminement des demandes
Tout organisme reconnu par la Ville souhaitant obtenir un soutien doit avoir complété le formulaire de demande en s’assurant que les documents dans leur dossier sont à jour pour l’année courante. Veuillez noter que les informations au dossier relatives à la reconnaissance de l'organisation doivent être à jour avant de présenter une demande au titre du programme de soutien.
Étape 2 : Étude des demandes
La Ville accepte des demandes entre le début février et le 31 mars de chaque année, mais l’attribution du financement ne sera pas automatique. Les demandes seront présentées selon le budget annuel.
Étape 3 : Processus des demandes d’évaluation
Le comité de sélection, avec le représentant du service des loisirs ainsi que le trésorier, évalueront les demandes selon les critères énumérés dans la politique et transmettront leurs recommandations au Conseil. Les demandes respectant les critères d’admissibilité seront présentées à une réunion du Conseil. Les demandes récurrentes seront aussi présentées et pourront recevoir un appui final à la discrétion du Conseil.
Étape 4 : Confirmation ou refus
Si la demande est acceptée, une lettre d’entente confirmant l’ensemble des services accordés et les conditions d’utilisation sera rédigée et dûment signée par la Ville et l’organisme reconnu.
Étape 5 : Modification et annulation
Si des modifications aux activités prévues sont nécessaires, un plan de contingence devra être présenté au service des loisirs pour approbation, avant toute continuité des projets proposés en lien avec du soutien apporté par la ville de Hawkesbury.
Dans le cas où un projet doit être annulé et qu’un soutien monétaire a été reçu, le remboursement complet doit être fait à la Ville dans les 30 jours suivant l’annulation.