Avant de faire votre demande de soutien, êtes-vous reconnu par la Ville ?
Il est important de savoir que la Ville, dans son désir de soutien auprès de la communauté, doit s'assurer de soutenir les organismes qui répondent aux critères tels qu'ils ont été établit dans la politique de reconnaissance. Il important de noter que toute demande dans le cadre du programme de soutien ne sera pas considérée sans l'obtention de la reconnaissance de la Ville.
Processus de demande de soutien
Avant de débuter le processus de demande au programme de soutien, assurez-vous d’être reconnu par la Ville. Êtes-vous reconnu? Avez-vous renouvelé votre demande de reconnaissance?
Étape 1 : Acheminement des demandes
Tout organisme reconnu par la Ville souhaitant obtenir un soutien doit avoir complété le formulaire de demande en s’assurant que les documents dans leur dossier sont à jour pour l’année courante. Veuillez noter que les informations au dossier relatives à la reconnaissance de l'organisation doivent être à jour avant de présenter une demande au titre du programme de soutien.
Étape 2 : Étude des demandes
La Ville accepte des demandes entre le début février et le 31 mars de chaque année, mais l’attribution du financement ne sera pas automatique. Les demandes seront présentées selon le budget annuel.
Étape 3 : Processus des demandes d’évaluation
Le comité de sélection, avec le représentant du service des loisirs ainsi que le trésorier, évalueront les demandes selon les critères énumérés dans la politique et transmettront leurs recommandations au Conseil. Les demandes respectant les critères d’admissibilité seront présentées à une réunion du Conseil. Les demandes récurrentes seront aussi présentées et pourront recevoir un appui final à la discrétion du Conseil.
Étape 4 : Confirmation ou refus
Si la demande est acceptée, une lettre d’entente confirmant l’ensemble des services accordés et les conditions d’utilisation sera rédigée et dûment signée par la Ville et l’organisme reconnu.
Étape 5 : Modification et annulation
Si des modifications aux activités prévues sont nécessaires, un plan de contingence devra être présenté au service des loisirs pour approbation, avant toute continuité des projets proposés en lien avec du soutien apporté par la ville de Hawkesbury.
Dans le cas où un projet doit être annulé et qu’un soutien monétaire a été reçu, le remboursement complet doit être fait à la Ville dans les 30 jours suivant l’annulation.
Types de soutien disponibles
Soutien administratif
Soutien administratif
Assurances : Étant donné que la couverture d'assurance est obligatoire pour tout événement, la Ville peut offrir une couverture d'assurance moyennant des frais. Si une réclamation d'assurance est nécessaire pour l'événement, il incombe à l'organisme de couvrir les frais de la franchise associés à la réclamation.
Promotion : L’organisme peut demander un soutien promotionnel en utilisant les médias de la Ville pour promouvoir l’événement en question. L’organisme doit s’engager à respecter les normes graphiques et les délais établis par le service des communications. Il est également responsable de fournir les affiches et visuels requis dans les délais impartis.
Soutien financier
Soutien financier
Nouvel organisme : Un groupe de citoyens peut soumettre une demande visant à couvrir les coûts associés au démarrage d’un nouvel organisme. Cette demande peut permettre de financer certaines dépenses liées à l’implantation.
Soutien aux opérations : Dans certains cas, certains organismes peuvent bénéficier d’un soutien financier, à condition qu’ils répondent à certaines priorités définies par le Conseil municipal.
Soutien aux événements spéciaux : La Ville peut soutenir la tenue d’événements d’envergures. Tout organisme faisant une demande pour ce type de soutien doit impérativement respecter les directives précisées dans le Guide de l'évènement.
** Notez que toutes les demandes de soutien financier doivent être soumises entre le mois de février et le 31 mars.
Soutien physique
Soutien physique
Utilisation des installation : Le service des loisirs peut mettre à la disposition aux organismes demandeurs, les locaux ou équipements nécessaires à la création d'événements. Cette demande doit toujours être faite un minimum de 60 jours avant la tenue de l'événement demandé.
Entreposage et ou prêts d'équipements : Certains organismes qui sont reconnus nécessitent beaucoup de matériel, et donc, ont besoin des espaces pour entreposer leurs équipements. La Ville peut, si l'espace le permet, entreposer ces équipements. La Ville permet également, dans le cadre de ce programme, l'emprunt de certains équipements de base tel que : tables, chaises, barricades et autres.